Gérer les articles

Après avoir mis en place les paramètres de la revue, le processus d'examen par les pairs peut avoir lieu. Le comité de rédaction assigne les manuscrits aux éditeurs et relecteurs, en assure le suivi après leurs retours. La gestion des articles se fait dans le menu Gérer la revue/Revue/Gestion des articles.

Remarque : un auteur peut annuler une soumission d’article tant que le processus de relecture n’est pas commencé. Dès que son manuscrit est assigné à un relecteur, ce n’est plus possible.

La fonctionnalité de gestion des articles affiche tous les articles soumis à la revue, quel que soit leur statuts. Des filtres peuvent être activés pour afficher les articles par status, volume et/ou rubrique :



Pour gérer un article, cliquer sur le titre : plusieurs actions sont proposées : déplacer dans un autre volume ou une autre rubrique, inviter un relecteur, assigner des rédacteurs, changer le statut :

 

Assigner un article à un relecteur/un rédacteur

Relecteur

Inviter un relecteur : sélectionner dans la liste des relecteurs.

Si la personne recherchée n’est pas dans la liste, aller à la page de gestion des utilisateurs et vérifier qu'il / elle possède un compte sur la plate-forme et est inscrit comme relecteur.



Le message d’invitation sera celui affiché dans le template. Il est personnalisable : sélectionner Mail personnalisé dans Type de mail. Dans le corps du message, les %% indiquent que le système complètera automatiquement les données. Voir la liste des variables à insérer.
La langue du message est choisie par le relecteur dans ses paramètres.

 

Rédacteur

Assigner des rédacteurs : sélectionner dans la liste. Par défaut, un manuscrit soumis dans une rubrique spécifique sera affecté aux  éditeurs chargés de la rubrique.

 

Prendre une décision

Quand les relecteurs ont terminé leur tâche, l’éditeur en charge du manuscript reçoit une notification et peut suggérer d’accepter, refuser ou envoyer une demande de modifications.

Pour justifier son choix, l’éditeur peut faire un copier/coller du retour des relecteurs et/ou ajouter des commentaires.

C’est le rédacteur en chef qui accepte, rejette ou demande une  nouvelle version. L’auteur reçoit automatiquement une notification de la décision.

Demander des modifications

Cliquer sur “Demander des modifications”: le rédacteur en chef peut copier/coller les remarques et fournir des instructions supplémentaires à l’auteur.

L’envoi à l’auteur initialise un nouveau cycle de révision. Le manuscrit a le statut « modification en attente ».
Lorsque l’auteur soumet une nouvelle version, il passe au statut “en relecture”. Les éditeurs et relecteurs sont informés qu’une nouvelle version est disponible.
Par défaut, ce sont les mêmes relecteurs et éditeurs qui sont notifiés, mais d’autres peuvent être ajoutés.

Accepter/refuser un manuscrit

Cliquer sur « Changer le statut d’un article » puis sélectionner l’option souhaitée :

  • Accepter l’article : le message qui sera envoyé à l’auteur s’affiche. Une notification de l’acceptation est envoyée à l’auteur, le rédacteur en chef et aux éditeurs. Une mise à jour automatique de l’article dans l’archive ouverte est effectuée : il devient un article publié et les références bibliographiques sont ajoutées (titre de la revue, date de publication, volume …).

  • Refuser l'article : le message qui sera envoyé à l’auteur s’affiche.

 

Documentation Episciences.org. juin 2015